辦公軟件中word文檔常用技巧

辦公軟件是軟件指可以進行文字處理、表格制作、檔常幻燈片制作、用技圖形圖像處理、軟件簡單數據庫的檔常處理等方面工作的軟件。辦公軟件朝著操作簡單化，用技功能細化等方向發展。軟件以下是檔常小編幫大家整理的辦公軟件中word文檔常用技巧，希望對大家有所幫助。用技

1、軟件去除默認的檔常輸入法：

打開選項窗口，點擊其中的用技“編輯”選項卡，去除最下面的軟件“輸入法控制處于活動狀態”前的對號，點擊確定。檔常重新啟動Word后，用技就會發現微軟拼音不會一起啟動了。

2、翻譯文字：

先要安裝好字典庫，連線上網，通過網上資源翻譯。選擇準備翻譯的文字，然后點選Word菜單欄“工具”→“信息檢索”;界面右邊將出現“信息檢索”版面。在“搜索”欄選擇“翻譯”，再在“翻譯”欄選擇“將”哪國語言“翻譯為”哪國語言，結果馬上就會顯示出來。要快速翻譯下一個詞，可以按住Alt鍵不放，然后點選生詞。

3、快速顯示文檔中的圖片：

如果一篇Word文檔中有好多圖片，打開后顯示比較慢。但我們打開文檔時，快速點擊“打印預覽”按鈕，圖片就會立刻清晰的顯示出來，然后關閉打印預覽窗口，所有插入的圖片都會快速顯示出來了。

4、給圖片注解文字：

選定要添加說明的圖片，單擊鼠標右鍵，在快捷功能菜單中選“題注”，以打開題注窗口;然后在“標簽”欄選擇“公式”、“表格”或“圖表”;最后在“題注”欄輸入注解文字，再點“確定”按鈕結束。此時，注解文字會自動顯示在圖片下方。注解文字可以隨時更改，如改變字體大小，或者刪除等等。

5、制作水印：

Word2003具有添加文字和圖片兩種類型水印的功能，而且能夠隨意設置大小、位置等等。在Word菜單欄點擊“格式”→“背景”→“水印”。在“水印”對話框中選擇“文字水印”，然后在“文字”欄選擇合適的字句，或另外輸入文字;或在“水印”對話框中選擇“圖片水印”，然后找到要作為水印圖案的圖片。最后按“確定”，水印就會出現在文字后面。

6、自動更正錯誤詞組：

可以通過Word2003自動更正寫錯的詞組。比如“為虎作倀”容易寫成“為虎做倀”，依次點擊“工具-自動更正選項”菜單，在彈出的“自動更正”窗口中選擇“自動更正”標簽項，在下面的替換文本框中輸入“為虎做倀”，然后在替換為文本框中輸入“為虎作倀”，點擊確定。這樣以后如果在文章中再次輸入“為虎做倀”的時候，Word就會自動更正為“為虎作倀”。用同樣的辦法我們可以把容易混淆的一些詞組或是成語添加到自動更正中，讓你的Word識別詞組能力更強、更智能化。

7、輕松統計文檔字數：

打開Word文檔，然后依次點擊“工具-字數統計”菜單，就可以清楚的看到這篇文檔的統計信息，也可以通過打開文檔屬性窗口，接著選擇“摘要”標簽，然后點擊“高級”按鈕，這時也可以看到該文檔的詳細統計信息。但是需要統計多篇文檔的總字數，這樣一篇篇的統計，也就太慢了，效率也很低。可以先打開其中任意一篇文檔，然后依次點擊“插入-文件”菜單，然后把其它文檔全部插入進來，合并成一篇文檔，然后再點擊“字數統計”菜單項，就可以輕松的查看所有文檔的總字數了。

8、利用不間斷空格使兩個單詞保持在同一行文字里

用戶在錄入一段文字時，經常會遇到這樣的情況，一個由多個單詞組成的詞組(如人名)被分隔在兩行文字里，如果遇到這種情況，可以通過一個不間斷空格使該詞組保持在一行文字里。方法很簡單，選中詞組中每個單詞(除最后一個單詞)后的空格并按下Ctrl+Shift+Space組合鍵即可。

9、如何輸入⑩以上的數字序號

以前在word中輸入10以帶圈序號非常困難，現在Word XP 中可以輕松插入帶圓圈10以上的序號。點擊工具欄上的○字按鈕，在“文字(T)”欄輸入“11”， “圈號(Q)”欄中選“○”，點“確定”即可完成。

10、使用格式刷重復復制格式

格式刷的用法相信廣大用戶都會，但是每次只能調整一次格式是不是很不方便呢?

其實只要雙擊“格式刷”按鈕，用戶可以將選定格式復制到多個位置。再次單擊格式刷或按下“Esc”鍵即可關閉格式刷。

11、拖放的方式也可以復制網頁

在復制網頁內容時，通常用戶都是在IE窗口用鼠標選中需要復制的部分，然后執行“復制”命令，接下來打開word程序，進行“粘貼”。

其實還有更加簡便的方法，就是使用Windows最常見的拖放功能，選中網頁上的內容，按住鼠標左鍵不放，拖到Word窗口，然后釋放鼠標左鍵，網頁的內容就被完整復制了。

12、讓光標在段落間快速移動

在編輯Word文檔的時候，如果需要在段落之間移動，可以使用Word提供的一個快捷鍵只需按住Ctrl鍵，然后再按下方向鍵中的向上或向下鍵，這樣就可以使光標依次向上或向下移動一個段落。

13、為word文本加注解

如果你想為word的某個文本(如一個新名詞、一個英文縮寫等)加以注釋，而又不想讓注釋出現的文檔中，下面三種方法中的任意一種可以幫你實現：

①先選中需要注釋的文本，用“插入→批注”命令，打開“批注”窗口，在其中輸入注釋文字后關閉該窗口，則該文本被加上黃色底紋(不會打印出來)，當鼠標移至該文本時，注釋文字則顯示在該文本的上方;

②將光標移至需要加注釋的文本后面，用“插入→腳注或尾注”命令，打開“腳注或尾注”對話框，適當設置后確定，則光標移至該頁文本的左下方，輸入注釋 文本，則在上述文本后面出現一個數字序號，光標移至該序號處，注釋文本即顯示出來(不過該注釋文本會顯示在文檔下方，并能打印出來);

③如果注釋文本比較長，我們可以先將注釋文本(圖片也可以)存放在一個獨立的文件中(非WORD格式也行)，然后建立一個鏈接：選中要加注釋的文本， 用“插入→超級鏈接”命令，打開“插入超級鏈接”對話框，在“要顯示的文字”右邊的方框中輸入需要加注釋的文本，在“請鍵入文件名稱或Web頁名稱”下面 的方框中輸入前面建立的注釋文本文件的詳細路徑及名稱(也可以用“瀏覽”按鈕查找到)，按“確定”按鈕，則需要加注釋的文本變成藍色帶下畫線形式(并不影 響文檔的打印)，點擊該文本(在WORD XP中需要按住Ctrl鍵)，則可直接打開注釋文本所在的文件。

14、快速輸入特定的短語

我們在用word2000/XP進行文檔編輯時，像專業術語、單位名稱等這些特定的'短語，在一篇文章中可能要反復輸入，如果每次都是一個字(詞)一個 字(詞)地去輸入，不僅麻煩、速度慢，而且容易出錯，同時也很難每次輸入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪貼板”功能，實現了特定短語的一次性輸入，達到快速、準確、一致之目的。

①啟動WORD2000，打開“剪貼板”工具欄。

②選將特定的短語(如“《中華人民共和國建筑法》”、“《建設工程質量管理條例》”、“建設工程質量監督工作”等)輸入到文檔中，然后一個一個的選中，用“復制”命令將他們逐條加到“剪貼板”中。

③在需要某一短語的位置，單擊“剪貼板”工具欄上相應短語的圖標就可以一次性輸入該短語。

④如果短語太多，記不清某條短語在“剪貼板”上的具體位置也沒關系，當你將鼠標指向某條短語時，在左下方即可顯示出該短語，點擊你需要的短語即可(在WORD XP中，“剪貼板”上直接會顯示出短語的內容)。

15、特殊符號的輸入

在word2000/XP中可以有多種方法輸入一些特殊符號，我們以“※”為例，看看如何輸入特殊符號：

①軟鍵盤法。右擊中文輸入法的“軟鍵盤”(一般輸入法均帶有“軟鍵盤”)，選“特殊符號”選項，直接點擊符號“※”所在的字母鍵即可;

②自動更正法。用“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框，在“替換”框中輸入“mh”，在“替換為”框中輸入“※”，先后按“添加”和“確 定”按鈕。以后你在文檔中輸入“mh”及后面的文字時，系統會自動將其更正為“※”，如果你確實需要輸入字母“mh”(不會這么巧吧!)，你可以先輸入 “mha”及后面的文字，再將“a”刪除即可;

③自造詞法。右擊中文輸入法(以“五筆字型”為例)狀態條，選“手工造詞”選項，打開“手工造詞”對話框，在“詞語”框中輸入“※”，在“外碼”框中輸入“mh”，先后按“添加”和“關閉”按鈕，以可你在該輸入法中輸入“mh”時即可輸入“※”;

④用“插入→符號”命令，打開“符號”對話框，在“廣義標點”子集中會找到“※”，雙擊它即可輸入。

16、使用通配符進行模糊替換

如果想把整篇文檔中引號(“”)內的文本全部設置成黑體，可以采用通配符替換的方法實現：

①用“編輯→替換”命令，打開“查找與替換”對話框，并點擊下面的“高級”按鈕，再選中“使用通配符”選項;

②在“查找內容”框中填入：“*”后(*號代表任意字符，?號代表1個字符)，點擊“替換為”框，再按下端的“格式”按鈕，并選“字體”選項，在彈出的“查找字體”對話框將字體設置為黑體后確定;

③按“全部替換”按鈕，即可將全文引號內的文本一次性設置為黑體了。

17、Word文檔與RTF文檔的互換問題

Word允許用戶輸入和輸出一種RTF特殊格式的文件，只需選擇“另存為”命令，在“保存類型”中選擇“RTF格式”即可。

RTF是Rich Text Format的縮寫，并將它作為該格式文件的擴展名。RTF文件格式是由Microsoft創建的。它是為在不同程序間傳遞數據而設計的。其優點之一就是 文件的格式信息不會丟失或破壞。例如，用戶可以利用RTF格式將文檔在Word與老版本的Word、PageMaker以及其它幾種流行的軟件(包括 Word for the Mac)之間傳送。

word文檔操作小技巧

1、文章快速定位

當編輯比較長文檔時，經常需要大段翻頁，使用鼠標拖滾動條的速度太慢，鍵盤的光標鍵或翻頁鍵又不能精確定位，如果頁數太多的話效率也比較低。這里告訴大家一個簡單的方法：按著SHIFT鍵在滾動條上你想讓滾動條到達的位置點鼠標左鍵，滾動條就會立刻到達你所點的位置。這樣的翻頁方法又快又準確。

2、隨時查看字數

經常寫文章的朋友都需要隨時在寫作過程中查看文章的字數，如何最快速的知道整篇文章到底有多少字呢？方法是點工具菜單里的字數統計，文章到底包含多少字、多少字符就全出來了，而且還分帶空格和不帶空格兩種信息。

3、更新語法字庫

Word有一項非常有用的功能就是可以自動檢查輸入的內容是否含有語法錯誤，這是由默認安裝的微軟輸入法的詞庫支持的。在寫作過程中經常會遇到Word自動檢測出一些詞庫中沒有的特殊語法，如何讓這些特殊用法可永久性被微軟輸入法識別呢？方法就是把這個特殊語法加到輸入法的詞庫中：在被識別的錯誤語法上點右鍵，選語法，然后選擇詞典，在出現的更新微軟拼音輸入法對話框的 自造詞一欄里填上特殊用法的詞，最后點注冊即可。

4、快速選擇文字

有時候需要對某些文字進行編輯，如改變字體大小格式等，如何才能快速選擇要編輯的文字呢？方法如下：

選擇某行：把鼠標移動到要選擇的行最前面的空白處（鼠標的形狀會改變），單擊鼠標左鍵即可選中整個行；如果要選擇多行，則使用同樣的方法先選擇第一行，從第二行起按著CTRL鍵在要編輯的每一行前單擊鼠標左鍵；選擇某段：在要選擇的段前面的空白處（鼠標的形狀會改變）雙擊鼠標左鍵即可選擇整個段；選擇所有文字：直接按著CTRL鍵，同時將鼠標移動到文章的左面空白處（鼠標的形狀會改變），并按下左鍵，或者直接在鼠標形狀改變后連擊三次左鍵。

5、恢復錯誤操作

不小心進行了錯誤的操作，如刪除了不該刪除的文字、進行了不正確的格式排列等，如何才能恢復到誤操作前的狀態呢？Word提供了免費的后悔藥：CTRL+Z。進行了錯誤的操作后，可以按鍵盤上的CTRL+Z組合鍵來進行恢復，并且多次按下CTRL+Z組合鍵時，還可以按時間先后的相反順序進行多次恢復。這個后悔藥從打開Word文檔一直到關閉都有效。

6、回收系統資源

當進行了復制、剪貼操作后，被復制或剪貼的內容會被保存到剪貼板里，而且剪貼板不會自動清空，直到關閉Word文擋。這樣剪貼板里的內容會占用系統資源，影響系統的運行速度。如果長時間不用他們的話，可以清空剪貼板來回收系統資源。方法是依次打開編輯----Office剪貼板（或者連續按下兩次CTRL+C組合鍵），這時候就會在右面出現剪貼板的窗口，點全部清空即可。

7、自動插入頁碼

當被編輯的Word文檔較長時，就需要為其加上頁碼，以方便瀏覽和進一步編輯。手動給每一頁加上頁碼很單調和麻煩。如何讓Word文擋自動為被編輯的文檔加上頁碼呢？方法如下：依次打開插入----頁碼，會出現頁碼編輯對話框。在這里還可以選擇文檔中頁碼的位置、格式等。

8、即時英漢互譯

Word里附帶了英漢詞庫，可以進行英漢互譯，這的確是一項很體貼的功能。使用方法：依次打開工具----語言----翻譯，在最上面的對話框輸入要翻譯的內容，中文或英文均可，然后選擇相應的翻譯方式，再回車就可以在下面看到已經翻譯過來的內容。這個內容十分豐富，包括該詞的本意、同義詞、詞組、簡單用法等。合理利用Word的這個功能，對提高英文水平很有幫助。

9、快速全部替換

有時候需要把整個Word文檔中的某個字符串全部替換為另一字符串，這樣的工作是非常單調和容易出錯的，更何況如果要替換的地方非常多時，不但工作量大，而且容易出現紕漏。這里就為大家介紹一個快速全部替換的辦法：依次打開編輯----查找，在出現的查找與替換對話框中選擇替換標簽在查找內容一欄里填寫要查找的內容，在替換為一欄里填寫被替換后的內容，最后點全部替換即可。這個功能還可擴展為快速全部刪除某內容，方法如上，只需保持替換為一欄為空即可。