一、時間時間公務活動

1 上下班 2 開會 3 打電話 4 閱讀文件、管理管理供借整理通信 5 幫助下屬 6 接待賓客 7 向上級匯報 8 公務出差 9 拜訪客戶 10 其它工作上的培訓培訓活動

小計

二、個人活動

11 整理儀容 12 飲食 13 睡覺

 小計

三、企業家庭活動

14 煮飯 15 洗熨衣服 16 打掃房屋 17 雜務與家事 18 賣雜物 19 其它的資料逛街活動 20 繳款 21 看孩子 22 宗教活動

23 家庭外出 24 家庭溝通 25 其它家庭活動

小計

四、休閑活動

26 聽廣播與音樂 27 看電視 28 29 嗜好 30 觀看比賽 31 運動 32 休閑旅游 33 聚會與社交 34 其它休閑活動 35 其它活動 小計

時間統計(小時)

表二：一星期時間日志與簡略分析表時間 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 活動標號 時間小計

7:00 1 上下班

7:30 2 開會

8:00 3 打電話

8:30 4 閱讀文件、鑒參整理通信

9:00 5 幫助下屬

9:30 6 接待賓客

10:00 7 向上級匯報

10:30 8 公務出差

11:00 9 拜訪客戶

11:30 10 其它工作上的時間時間活動

12:00 11 整理儀容

12:30 12 飲食

13:00 13 睡覺

13:30 14 煮飯

14:00 15 洗熨衣服

14:30 16 打掃房屋

15:00 17 雜務與家事

15:30 18 賣雜物

16:00 19 其它的逛街活動

16:30 20 繳款

17:00 21 看孩子

17:30 22 宗教活動

18:00 23 家庭外出

18:30 24 家庭溝通

19:00 25 其它家庭活動

19:30 26 聽廣播與音樂

20:00 27 看電視

20:30 28

21:00 29 嗜好

21:30 30 觀看比賽

22:00 31 運動

22:30 32 休閑旅游

23:00 33 聚會與社交

23:30 34 其它休閑活動

24:00 35 其它活動

實施步驟：

1、熟悉并準備一份“時間使用清單表”（如表一）。管理管理供借這份假設的培訓培訓清單是效率先生所作，效率先生，企業35歲，資料銷售經理，鑒參有兩個孩子，時間時間太太也是管理管理供借職業婦女，所以效率先生也分擔了一些家務。培訓培訓

2、在表一中效率先生列出約30項每星期中的主要活動，并分成五或六類。希望你按表一的要求類似地列出公務活動、個人活動、家庭活動與休閑及其它活動等類30余項，但你的分類與活動可能與效率先生很不一樣。

3、在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一。

4、準備一份的“一星期日志與簡略分析表”（如表二），將表一中的活動對應地列在表二中。

5、在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上該活動的號碼。例如效率先生星期一上午7點到7點半穿衣服去上班，他就把編號11記在星期一上午7點的空格里。

6、該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個號碼。現在統計每一項活動出現的次數。例如效率先生在時間表上第二項活動出現了15次，即表示他花了7個半小時在工作時打電話。因此效率先生要在打電話這一欄的“時間小計”中記上7.5。依上述方法填滿表二，直到“時間小計”中都有一個數目字（可能是零）。

7、然后把表二中的“時間小計”填到表一的“每星期實際花費時間”上。

8、將“每星期估計花費時間”減“每星期實際花費時間”的余數填在表一的“上兩項時間的差額”上。如果是負數，表示你花費在該活動上的時間多于你的估計；如果是正數，則正好相反。

9、為每項活動算出“占每星期總時間的百分比”，公式如下：

百分比（%）=（每星期實際花費時間÷168）×100

10、檢查數目字。“每星期實際花費時間”的總計應該等于168，而“占每星期總時間的百分比”的總計應該是100%。若有些微差異，不必擔心。本項練習的目的在于顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習。

11、再把每一類所有活動的數目字相加，并分門別類制成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。效率先生的總結清單如表三：

表三 一星期時間總結表 時間統計

項目活動 每星期估計花費的時間（小時） 每星期實際花費的時間（小時） 上兩項時間的差額（小時） 占每星期的總時間的百分比（%）

公務活動小時 45 50 -5 29.8%

個人活動小時 45 40 5 23.8%

家庭活動小時 32 46 -14 27.4%

休閑活動小時 40 27.5 12.5 16.4%

其它活動 6 4.5 1.5 2.6%

時間總計 168 168 0 100%

一旦你完成了時間使用清單，并對資料完成通曉，下一步就是應用這份信息，幫助你在未來把時間使用得更好。毫無疑問地，你真的會有一些驚訝，可能它們并不全讓你愉快。

現在，請你完成誠實地做到下列練習。拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標，詳細考慮后，寫出你對下列問題的答案：

1、我如何浪費我的時間？未來有何算途徑可預防或減低時間的浪費？

2、我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應如何預防不使其發生？

3、哪些活動我現在可以減少、不予考慮或交給別人做？

4、別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發生？如果有的話，是什么方法？

5、我做的哪些事既重要又緊急？

6、我做的哪些事對我的目標很重要？

7、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？

這些問題的答案應能提供許多使你將時間使用得更理想的構想。每6個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的構想，第二次做的時候就輕松多了。你知道如何做，就不會感到吃驚。在努力擬定計劃與設定目標之后，你大概會發現你的時間管理技巧有了進展。

新的壞習慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同薩繆爾·約翰生所言：“習慣的束縛平常是感覺不出來的，等到發現時又已經變得難以破除了。”定期使用清單，使你有一個更好的機會打破那些束縛。

第七章、如何制定計劃]

在我們對自己時間使用的方式和狀況有了一個初步的了解后，就可以根據部門/個人的工作/生活目標來制訂計劃了。首先，讓我們對計劃的基礎概念有一些認識：

3.2.1 計劃的類型

分類標準 類型

按廣度分

戰略性計劃、作業性計劃

按時間框架分

短期計劃、長期計劃

按明確性分

具體性計劃、指導性計劃

應用于組織，為之設立總體目標和尋求組織在環境中地位的計劃成為戰略計劃；而規定目標如何實現的細節的計劃稱為作業計劃。戰略計劃趨向于覆蓋較久的時間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領域和不規定具體的目標；作業計劃趨向于覆蓋較短的時間間隔，如月度計劃、周計劃、日計劃，主要偏重于實現的方法。

短期計劃與長期計劃

短期是指一年以內的期間；長期一般超過5年以上；而中期界于兩者之間。

具體計劃與指導性計劃

具體的計劃具有明確規定的目標，不存在容易引起誤解的問題；指導性計劃只規定一些一般的方針，指出重點而不限定在特定的行動方案上。例如一個增加利潤的具體計劃，可能具體規定在未來6個月中，成本要降低4%，銷售額增加6%；而指導性計劃也許只提出未來6個月使利潤增加5%—10%。顯然，指導性計劃具有內在的靈活性，具體計劃則更具有明確性。

剛才我們已經介紹了如何確定目標，實際上目標是計劃的基礎，確定了方向，怎么走就清楚多了。

3.2.2 注意事項

1、事先的了解：

1 、所在部門的業務定位

2 、所在崗位的業務定位

3 、上級主管的業務目標

4 、上級主管對你的期望和要求

5 、與其它相關崗位的業務接口關系

2、遵循5W2H原則

Why: 為什么要做這項任務，對工作目標是否有支持

What： 任務的內容和達成的目標

When： 在什么時間段進行

Where： 任務發生的地點

Who： 哪些人員參加此任務，由誰負責

How to： 用什么方法進行

How much：需要多少成本

3、設置控制點（milestone）

1、在目標或任務中設置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發現問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領導的支持。比方說，我們計劃在3天之內給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設立控制點，如果不能刷完2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務最后的如期完成。

2、堅持工作周記和工作，對計劃的執行情況進行總結，發現和糾正各種偏差，同時對計劃進行調整和滾動。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。

3.2.3 利用計劃工具

3.2.3.1 計劃管理－－WBS

1、定義

WBS（工作任務分解）是創造出產品所必須進行的全部活動的清單，它是PERT、GANTT分層計劃以及預算和人員分配的基礎。

2、WBS基本構架

階段、步驟、任務、活動

3、衡量標準

v 是否全部分解完畢

v WBS分解的所有活動是否全部定義了項目的工作

v 所分解的活動是否可行

v 是否包含臨時的里程碑和監控點

v WBS的分解結構是否合適

v 分解后的活動在邏輯上是否能形成一個大的活動

v 是否集成了所有的關鍵因素

v 邏輯上是否合理、清楚和簡單

3.2 計劃管理－－PERT

1、定義

PERT（網絡計劃評審技術）是以網絡圖的形式制定計劃，求得計劃的最優方案，并據以組織和控制開發進程，達到預定目標的一種科學管理方法。

具體來講，網絡計劃評審技術是：首先，用網絡圖來表達一項開發計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關系；然后，通過計算找出計劃中關鍵工序和關鍵路線；第三，通過不斷改善網絡計劃，選擇最優方案并付諸實施，最后，在計劃執行過程中進行有效的控制和監督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務。

2、計劃要素

（1）PERT主要反映任務的時間、資源、配合、控制等。

（2）WBS主要反映任務的層次。

建議：

（1）先畫WBS,標明milestone（里程碑）時間及deadtime（截止時間）

（2）標明任務間關系

（3）再畫PERT

2、計劃要素

步驟一：先畫圖

首先不必注重美觀，主要弄清楚任務之間的相互關系。

步驟二：估計時間

v 工序時間=(a+4b+c)/6

（a：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間）

v 倒推法：一般確定結束時間，再逐步推出各部分需要時間。

v 留有余地、應付突發任務

步驟三：確定關鍵路徑

1、時間上的關鍵路徑

繪制完網絡圖，可以很容易算出整個計劃的所需時間。同時，可以將整個開發計劃分解成若干個開發流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個總持續時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為關鍵路徑。

2、技術上的關鍵路徑

某項任務采用的技術為關鍵技術，它的完成決定整個任務的完成時間，則該任務所在的路徑為技術上的關鍵路徑。

3、關鍵路徑是可以變化的

3.2 計劃管理－－PERT

1、定義

PERT（網絡計劃評審技術）是以網絡圖的形式制定計劃，求得計劃的最優方案，并據以組織和控制開發進程，達到預定目標的一種科學管理方法。

具體來講，網絡計劃評審技術是：首先，用網絡圖來表達一項開發計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關系；然后，通過計算找出計劃中關鍵工序和關鍵路線；第三，通過不斷改善網絡計劃，選擇最優方案并付諸實施，最后，在計劃執行過程中進行有效的控制和監督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務。

2、計劃要素

（1）PERT主要反映任務的時間、資源、配合、控制等。

（2）WBS主要反映任務的層次。

建議：

（1）先畫WBS,標明milestone（里程碑）時間及deadtime（截止時間）

（2）標明任務間關系

（3）再畫PERT

2、計劃要素

步驟一：先畫圖

首先不必注重美觀，主要弄清楚任務之間的相互關系。

步驟二：估計時間

v 工序時間=(a+4b+c)/6

（a：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間）

v 倒推法：一般確定結束時間，再逐步推出各部分需要時間。

v 留有余地、應付突發任務

步驟三：確定關鍵路徑

1、時間上的關鍵路徑

繪制完網絡圖，可以很容易算出整個計劃的所需時間。同時，可以將整個開發計劃分解成若干個開發流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個總持續時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為關鍵路徑。

2、技術上的關鍵路徑

某項任務采用的技術為關鍵技術，它的完成決定整個任務的完成時間，則該任務所在的路徑為技術上的關鍵路徑。

3、關鍵路徑是可以變化的

第八章、不要讓別人浪費你的時間

3.3 不要讓別人浪費你的時間

辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對打擾提出了抱怨，同時也有無奈。

對待打擾的方法有很多，有全面出擊來對付，也有消極地對應付，更有甚者是視而不見。全面出擊的人終會變得疲勞不堪，消極應付和視而不見的人終究會錯失良機或是貽誤大事……

那么究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時間縮短，將其負面影響減至最少 。

3.3.1 打電話的藝術

1、事先的約定與準備

打電話約定時間和約定要求并不是什么新奇的概念，通過約定可以避免你在需要安靜工作的時候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無法提供，從而造成時間的浪費。

2、保持簡短而明確的開場白

平時我們在打電話為了聯絡感情的需要，在開場白中經常會有一些寒喧，除了拜訪客戶、問候長輩等情況，比如“你最近很忙啊，在哪里發財啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，然而在辦公室場合就應該少有寒喧，盡量從工作角度出發，使用簡短而明確的開場白。

假如你正在將電話打給某人，不妨開門見山：“你好，我是XXX，我給你打電話是因為……”或“你好，我是XXX，有這樣一件事需要……”等等；如果是某人打電話給你，你可以說“接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？”或“你打電話來我真高興，能為你做點什么嗎？”或“好久沒有收到你的消息了，請問有什么事需要幫忙嗎？”等等。

3、控制通話時間、保持通話主題

在我們打電話的時候，要注意做好適當的記錄，以免掛下電話后忘記某些信息，又不得不重新聯系一次。另一個需要注意的就是：控制好打電話的時間并保持通話的主題。我們有許多人喜歡拿起電話就開始喋喋不休，而且經常是缺乏主題。在這種情況下，你不妨直言：“你現在需要我們解決的問題是什么呢？”、“你的重點是什么？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這里呢？”

雖然一次電話省下的時間可能只有2~3分鐘，但按照你每天接10個電話來算，每個月你就可以省下7~10個小時，一年就是就84~120個小時，這可是一段不少的時間呀！

4、過濾電話

你一定經常遇到一些不想接的電話，這個時候你就需要“過濾電話”了。首先解釋你現在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下，同時不要給對象留下不良印象。

3.3.1 當你被打斷時

在前面的“時間管理的誤區”中，我們曾經提到了如何接受請托，但是在我們被各種情況所打斷時，應該如何處理呢？

1、來自上司的打斷

來自上司的打擾最難控制，尤其是當你正在全心盡力地處理一項緊急而重要的事情時。不過，如果你就是一名上司，你還是應該首先想想，你是不是也會對下屬這樣呢？

以下是如何處理類似問題的一個實際例子和妙招：

有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態度留下深刻的印象。

2、來自下屬的打斷

你不妨想想以下有關解決下屬打擾上司的各項問題：

（1）你是否曾經訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或每星期一次地向你匯報？

（2）你是不是盡可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？

（3）你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發覺某些工作日程發生改變時，會告訴對方何時見面較合適？

（4）你是不是曾經鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？

（5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認為他們必須經常打擾你，才能立刻獲得回應？

3、來自同事的打擾

在上司打擾的時候，你只能無奈地加以接受；而下屬在打擾你的時候，你可以將他的打擾方式加以定型化。可是，要處理同事或同級人員的打擾，恐怕必須多花一點心思才行。以下是你應該牢記的一些要點：

（1）雙方應事先達成共識。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時愿意加以協助的態度，可是，你更應該讓他們知道這么做往往會影響到你的工作效率。

（2）不要隨意打擾對方。你可以從容地、預先地與同事聯系你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。

（3）想想為什么你的中斷情形無法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善于結束他人的來訪？你讓別人習慣于經常咨詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？

如果你讓這些現象一直持續下去，你最后終究會一事無成。

第九章、省時之道

§3.4 省時之道

有時我們經常會聽到這樣的說詞：“等我有空再做”。這句話通常表示“等手上沒什么重要的事情時再做”。但事實上，沒有所謂“空”的時間。你可能有休閑時間，卻沒有“空”的時間。在休閑的時候，你也許會躺在游泳池邊盡情玩樂，但這絕不是“空”的時間。你的每一分鐘都很值錢。

凡在事業上有所成就的人，都有一個成功的訣竅：變“閑暇”為“不閑”，也就是不偷清閑，不貪逸趣。愛因斯坦曾組織過享有盛名的“奧林比亞克科學院”，利用晚上休息的時間聚會，與會者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，后來相繼問世的許多科學創見，有不少產生于飲茶之余。實際上，有我們的生活和工作中，有不少時間是零碎的，還有一些時間是用來等待的，浪費的時間可以用數以萬計來說明是并不過分的。所以，除了能夠認識到時間管理的誤區和掌握一些基本的技巧外，我們還要向大家推薦一些省時之道。

3.4.1 等待的時候做什么

在一天的活動時間里，你可能常常不管如何精密規劃的情況下，還是必須等待。乍看之下，這些時間可能永遠無法追回；當你忙得不可開交而又必須等待的時候，你的失望只會增加而不會減少。以下是如何利用無奈或無聊時間的些建議。

去看醫生時帶一本書，這樣你就不必看他們的雜志或其它無益的東西。一位參加某個研討會的公共關系主管告訴與會學員，他在電話旁邊放了一疊閱讀資料，每次在等對方接電話時便可以翻閱。一位必須在機場花很多時間的業務員說：“每次在下飛機去領行李的路上，我就停下來打公共電話，等我打完電話時，行李也已經出來了。只要能夠利用，任何時間都不要浪費。”

不管在什么地方，齊格每次在排隊等候時，他總會盡量帶一些東西去看。美國人琳達自己開了一家顧問公司，一年約受理130個案子，她每年旅行各地，有很多時間是在飛機上度過的。琳達相信和客戶維持良好的關系是很重要的，所以她常利用在飛機上的時間寫短箋給他們。她說：“我已經無法自撥了，這樣做讓我非常愉快。”一次，一位同機的旅客在等候提取行李的時和她攀談，他說：“我在飛機上注意到你，在2小時48分鐘里，你一直在寫短箋，我敢說你的老板一定以你為榮。”琳達回答：“我就是老板。”

不管你多么有效率，總是有人讓你等待：你可能錯過公車、地鐵、飛機，碰上出其不意的中途休息；你也許已經盡可能地小心計劃每一件事，但是你可能意外地被困在機場。許多高成就者在這種情況下所做的事情是：

帶本書看；寫點東西；修改報告；檢查語音郵件；打電話；用錄音機口述信件等。

3.4.2 逆勢操作

什么是逆勢操作？在華爾街，逆勢操作者就是當多數人都在買股票時賣股票，而大多數人都在賣股票時買股票的人；如果每個人都在觀望，逆勢操作者則瘋狂地大買大賣。1980年，美國人肯·庫珀寫了一本書名相當吸引人的書：《一直左轉》。這本書的要旨是：“遠離高峰時刻，避免一窩蜂。”

將逆勢操作運用在時間管理上，就意味著當別人沒有在做某件事的時候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。

逆勢操作者會在沒有人排隊的時候去兌現支票、采購，所以他們不會在周五下午去兌現支票，也不會在周五晚上進超市，而會選在晚上11點或早上6、7點逛逛24小時開放的超市。

逆勢操作者退房的時間與其他人不同，他們會選擇旅館自動退房的方式：如果你可以在人潮多起來之前就退房，你就不應該在早上9點、10點時去排長龍。

在辦公室里，逆勢操作者會在中午大多數職員外出午餐時，使用傳真或復印機。

逆勢操作者會在人潮涌入餐廳前或人潮散去后去吃飯，等等。

3.4.3 追求互賴模式

假設有人向你挑戰比試腕力，時間限定在60秒內，比賽規則是扳倒對方次數越多者便是贏家，而旁觀的另一人愿意提供贏家一角錢。雙方各就各位后，一場激戰即將展開。

1 為了說明的方便，請你假設一開始那人便把你扳倒，但是他并不停在那兒，反而立即放松施加的壓力，讓你把他扳倒，接著他迅速反應，將你再度扳倒，而你基于以往的習慣全力抗拒。

這時候你心中只有一個念頭：“我要贏！”你的肌肉緊張、全神貫注以至于眉頭緊鎖，但就在僵持不下的當兒，你和那人腦中突然靈光一閃，發現一個事實：你們現在已各贏了1角錢！倘若你讓他贏一回、接著他讓你贏一回、不斷相互扳倒，那么60秒結束，雙方都贏了超過1角錢……于是，你們兩個同心協力，不斷地進行你扳倒他、他扳倒你的動作，來回反復地互相扳倒對方的手臂。在60秒結束的那一刻，你們各賺了3塊錢，改寫了只有一人能獲得1角錢的局面。

雙贏的精髓便是：人與人之間存在著合作的潛力，合作將能取得遠大于個人憑一已之力創造的成就。

大多數人習慣以輸或贏來判斷自己的處境，“贏”便是代表其他所有人都得輸，運動場上非贏即輸的角逐、學習成績的分布曲線在灌輸我們“少便是好”的思維，于是我們便通過這副非贏即輸的眼鏡看人生，倘若沒能喚醒內在的知覺，只為了爭1角錢，一輩子拼個你死我活，卻從來不曾想過合作的手段，能為彼此賺更多錢。“贏”的真正意義是實現目標，所以若用合作代替競爭，便能在有效的時間或較短的時間里達成更多的目標、甚至有意想不到的收獲。

結束語

好了，我們的教學內容到這里就結束了。希望通過這次教學，能夠幫助各位對時間管理的概念、誤區和原則有一些基本而清楚的認識，同時還能夠在生活與工作中靈活地運用時間管理的方法和技巧。

最后，我們希望您能通過一點一滴的改進與積累，尋求合適的支點位置，不斷地擴大組織和個人的力量，促使生活品質和工作品質的改善，祝大家都有一個有意義、充滿快樂的人生！

點此下載本份培訓資料