制定接待方案的接待計劃依據一般有兩種：一是對本部門、本單位邀請的詞解團、組或個人，接待計劃
主要根據邀請目的詞解和外賓的國別、身份、接待計劃地位、詞解要求等，接待計劃結合我方的詞解實際情況，制定接待方案;二是接待計劃對上級有關部門指派或有關部門及其對口單位委托接待的團、組或個人，詞解應根據上級或者有關部門的接待計劃
安排、部署和要求，詞解結合地方的接待計劃實際情況，制定出周密、詞解完善、接待計劃可行的計劃。我們在外事工作中第二種接待方案較之為多。2.接待方案的基本內容
接待方案一般應包括來訪者的基本情況、禮儀活動安排、生活安排等幾個部分。 來訪者的基本情況一般寫在導語部分。應寫明來訪者的國籍、代表團名稱、主賓姓名、人數、抵離日期、交通工具、來訪目的以及我方的接待方針。這是接待方案的重要組成部分，要力求語言簡煉、精確;禮儀活動安排部分應逐項寫明迎送、會見、宴請、會談、晚會、參觀等活動的具體情況及要求。要明確我方參加各項禮儀活動的主要人員、活動時間、地點等。對宴請的安排，方案中還應寫清宴請方式、參加人數、宴會規模及標準等具體內容;生活安排部分要寫明客人下榻的賓館、依不同身份安排什么等級的'房間、日常伙食標準、乘車什么車輛等。如遇來賓在生活上有特殊要求，應在這部分反映出來。例如伊斯蘭教國家的客人來訪，在日常伙食一項上就需注明 清真 字樣。
除上述三部分外，接待方案中還要明確接待費用由誰負擔，如自費、由上級或有關部門報銷、本單位結算、由地方外事費核銷等。另外，根據接待規格，如需安排新聞報道，也應在方案中寫明;安全保衛是外事接待中的一項重要工作，接待方案中也應包括這方面內容。如沒有特殊要求，可寫 由公安部門協助安排 。
3.接待方案的附屬材料除正式接待方案外，還應準備好必要的附屬材料，以做為接待方案的補充或供執行方案時參考。附屬材料一般包括活動日程、外賓名單等。重要的接待任務還可有領導講話稿、會談方案等。4.接待方案的審批程序接待方案草擬后，經本部門主管領導審簽，并加蓋本單位公章，送外事歸口部門審批。經外事部門批準的接待方案，打字后發各有關單位實施。如邀請外國人去我國非開放地區活動，接待方案則應先報省公安廳、省軍區審批后，報省外辦審批，上述單位同意后，持公安部門開具的旅行證方可前往。接待計劃模板 為了安排好印度八里貿易公司董事長及代表來訪公司，特制定如下接待方案一. 接待時間2008年3月6日 8日。二. 接待地點接送機地點：杭州國際機場下榻酒店：杭州國際大酒店三. 接待對象印度八里貿易公司董事長及代表等一行18人。四. 接待負責人員總負責：接待辦跨部門接待小組：董事長，秘書組金玟，宣傳組。五. 參觀地點：1. 公司總部。2. 杭州國際大酒店宴會廳。3. 公司歷史紀念館六. 接待前期準備工作。(一) 收到傳真，協調時間，予以回復。(二) 來回機票預訂，至少提前20天預訂商務艙。(三) 食宿安排，至少提前半個月預訂。(四) 迎接車輛安排，迎接外賓的是公司最高級別的
